Agir à titre de membre d’un comité de l’ACCVM

Agir à titre de membre d’un comité de l’ACCVM

L’ACCVM ne connaîtrait pas autant de succès sans les nombreux bénévoles qui participent aux comités de l’Association. Plus de 90 % des membres des comités de l’ACCVM qui ont répondu au sondage 2012 de l’ACCVM ont déclaré qu’eux-mêmes personnellement, ainsi que leur société, profitent de leur participation aux comités de l’ACCVM.

Catégories de comités : l’ACCVM a mis sur pied deux catégories de comités. Ceux qui comportent le mot « comité » dans leur nom sont permanents et ils s’occupent de priorités courantes précises comme les marchés, les plus petites sociétés de courtage, la conformité, la fiscalité et les affaires régionales. Les comités de travail ad hoc, créés pour s’occuper de problèmes particuliers survenant de temps à autre et souvent constitués et supervisés par un comité permanent, s’appellent des « groupes de travail » et la durée de leur mandat peut varier de quelques semaines à plusieurs années. Pour pourvoir les postes disponibles au sein de ces deux types de comités, l’ACCVM se fie à ses sociétés membres qui nomment des représentants ou qui demandent à leurs employés d’être bénévoles. Les deux types de comités participent à la défense des intérêts du secteur et l’appui aux membres.
Prenez note que l’information fournie ci-dessous peut s’appliquer ou non au conseil d’administration et à ses comités.

Caractéristiques des comités : les comités et groupes de travail ont diverses tailles et formes en fonction de leurs objectifs. La structure des comités est souvent plus formelle avec la nomination d’un président, l’adoption de procès-verbaux et une liste de travaux en cours. Un groupe de travail peut comprendre aussi peu que deux ou trois personnes qui font rapport à un comité, ou il peut s’agir d’un groupe de travail de 30 personnes ou plus constitué dans le but de s’occuper rapidement d’une question urgente, par exemple une proposition d’une commission de valeurs mobilières ou un projet de loi sur le budget fédéral. Les groupes de travail peuvent ne pas nommer de président, et comme leur mandat peut être de régler une seule question, les procès-verbaux peuvent être remplacés par la production d’un seul mémoire, outil ou modèle pour les membres, ainsi que de leurs versions subséquentes.

Points communs : les questions et réponses fréquentes présentées ci-dessous exposent des caractéristiques communes dont vous pouvez vous attendre de tous les comités.

Comment sont constitués les comités?

Les comités sont énumérés sur le site Web de l’ACCVM. Ils sont permanents et parfois de nouveaux comités sont créés lorsqu’on s’attend à ce qu’il y ait du travail sur une base permanente : le Comité des régimes enregistrés est le plus récent comité à être constitué.

Les groupes de travail changent plus souvent. Ils ne sont pas énumérés sur le site Web de l’ACCVM, cependant une liste peut être fournie aux membres sur demande. Ils sont formés par des comités ou des groupes de travail, ou à la suite d’une demande de bénévoles par l’ACCVM lorsque survient un nouveau problème ou qu’une société membre recommande de se pencher sur une question vraisemblablement d’intérêt général. Les demandes de bénévoles pour les groupes de travail sont publiées dans le bulletin de l’ACCVM. Abonnez vous à notre bulletin hebdomadaire pour être au courant des nouveautés dans le secteur et profitez de l’occasion de participer à des activités utiles à vous, votre société et au secteur. Envoyez un courriel à Members_Membres@iiac.ca pour savoir si un groupe de travail vous intéresse.

Comment sont choisis les membres?

Les membres d’un comité comprennent des personnes nommées et des bénévoles, et ils doivent satisfaire aux exigences du comité. Lorsqu’il s’agit d’un comité qui s’occupe d’une question de portée générale, l’ACCVM essaie de s’arranger pour que la composition du comité soit équilibrée entre les sociétés nationales et régionales, les sociétés de grande et petite tailles, les sociétés indépendantes et détenues par une banque, les sociétés institutionnelles et de détail. Pour connaître ce que l’on attend des membres d’un comité, voir ci-dessous. Les membres associés peuvent participer à certains comités. Extrêmement rarement, un non membre (cependant, il ne s’agit pas d’une personne qui provient d’une société qui n’est pas membre de l’ACCVM et ni inscrite auprès de l’OCRCVM) peut participer à un comité, habituellement à titre d’invité seulement et pour certaines réunions ou certains sujets à l’ordre du jour.

Pour optimiser le rendement des comités, le personnel de l’ACCVM décide de son propre chef s’il faut limiter la composition du comité à un seul représentant par société membre de l’ACCVM, ou s’il faut à l’occasion en restreindre davantage la composition pour quelque raison que ce soit.

Qu’est-ce que l’on s’attend des membres d’un comité?

Pour tenir compte du fait que la participation à un comité s’ajoute aux engagements professionnels et personnels de chaque membre du comité, l’ACCVM s’arrange pour que les disponibilités de chaque membre soient utilisées de manière la plus efficiente possible. Pour que tout le monde puisse profiter d’une participation à un comité, voici les critères clés :

Caractérisques du membre :

A :

  • La connaissance et l’expertise compatibles avec le mandat du comité
  • Les disponibilités pour participer d’une manière constructive
  • La volonté de partager ses connaissances et d’assumer la charge de travail générée par le comité
  • L’expérience généralement équivalente à celle des autres membres du comité.

Engagements du membre :

Par respect pour les autres membres :

  • Arriver préparé aux réunions (lire l’ordre du jour et les annexes, et recueillir des commentaires au sein de sa société si c’est nécessaire)
  • Assister à la majorité des réunions
  • Participer aux discussions, notamment soulever des objections ou exprimer son désaccord quand c’est le temps
  • Respecter l’échéancier convenu :
    • Pour faire ce qui a été convenu
    • Pour obtenir toutes les approbations internes requises
    • Aviser correctement lorsqu’une tâche prévue ne pourra pas être accomplie dans le délai prévu à l’échéancier.

Comment est choisi le président d’un comité?

Les président, coprésident et vice-président sont choisis en tenant compte de leurs connaissances et expérience. Un comité peut les nommer; l’ACCVM peut demander à des bénévoles; ou parfois, l’ACCVM peut proposer le poste de président à une personne en particulier. Comme pour le choix des membres d’un comité, l’ACCVM essaie de s’arranger pour qu’en tout temps les présidents proviennent de différentes sociétés faisant partie de différentes catégories de sociétés constituant les divers comités, afin d’éviter qu’une société ou une catégorie de sociétés aient une charge de travail ou une influence indues. Le mandat des présidents des comités permanents est généralement d’un an ou deux. Certains groupes de travail peuvent n’avoir aucun président et les conditions sont moins formelles.

Qu’est-ce que je peux m’attendre du président de mon comité?

  • Approuver, le cas échéant, les ordres du jour des réunions conformément au mandat du comité
  • Avec l’aide du personnel de l’ACCVM ou du secrétaire du comité, orienter les discussions lors des réunions et permettre à tous les membres de s’exprimer
  • Résumer avec l’aide du personnel de l’ACCVM les mesures adoptées lors des réunions pour confirmer que les membres comprennent de quoi il s’agit
  • Valider, comme convenu, la version définitive d’un mémoire lorsqu’il est essentiel de le produire rapidement
  • Accompagner, comme convenu, le personnel de l’ACCVM à des rencontres avec des tiers et participer à l’occasion à des panels du secteur pour défendre la position du comité, et non pas seulement sa position ou celle de sa société, à moins que cela soit acceptable dans les circonstances
  • S’occuper avec le secrétaire du comité de l’ACCVM des questions de procédure ou d’autres problèmes soulevés par des membres du comité.

À quoi puis-je m’attendre de l’employé de l’ACCVM ou du secrétaire du comité qui s’occupera de mon comité?

En tenant compte de tous ses engagements professionnels, cette personne :

  • Organisera des réunions à intervalles réguliers ou ad hoc en tenant compte de l’emploi du temps du plus grand nombre possible de membres du comité, de même que de leur différent fuseau horaire
  • Renseignera les nouveaux membres au sujet du comité, son mandat et sur ce qu’on s’attend du comité
  • Dressera les ordres du jour du comité en tenant compte du mandat du comité, des suggestions de son président, des commentaires de ses membres, de la stratégie et des priorités approuvées par le conseil d’administration de l’ACCVM
  • Aidera à résumer les mesures adoptées lors des réunions
  • Dressera les procès-verbaux ou la liste de ce qu’on a convenu de faire
  • Fournira ou demandera des avis au sujet des relations avec le gouvernement, des affaires publiques et d’autres questions relevant du mandat du comité
  • Coordonnera les travaux du comité avec ceux d’autres comités de l’ACCVM qui se penchent sur des sujets connexes et fournira le contexte historique du dossier pour s’assurer que la position de l’ACCVM reste la même
  • Répondra aux questions des membres
  • S’arrangera pour que tous les membres soient traités avec le respect qui leur est dû
  • Avisera les membres si les discussions deviennent un forum pour recueillir et échanger des informations entre les membres qui pourraient être interprétées par des tiers comme des indications sur les frais facturés par les membres pour leurs services ou des limites ou restrictions sur la production, le volume ou la qualité de ces services./li>

Comment sont prises les décisions d’un comité?

Les décisions des comités sont presque toujours prises par consensus. Un comité peut choisir d’organiser un vote sur certains sujets. Si c’est le cas, les sociétés membres ne peuvent voter qu’une fois. Il arrive rarement qu’une question soit controversée. Si c’est le cas, l’employé de l’ACCVM tentera d’en arriver à une entente à l’aide de divers moyens : reformuler ou supprimer une partie de la proposition, en parler à une personne d’un niveau hiérarchique supérieur et lui demander conseil, etc.

Vous avez d’autres questions?

N’hésitez pas à parler à n’importe quel membre du personnel de l’ACCVM ou à envoyer un courriel à Members_Membres@iiac.ca. Nous espérons que vous participerez à un comité!

Retour aux comités de l’ACCVM