Agir à titre de membre d’un comité ou groupe de travail de l’ACCVM

Agir à titre de membre d’un comité ou groupe de travail de l’ACCVM

Pour optimiser le rendement des comités, le personnel de l’ACCVM décide de son propre chef s’il faut limiter la composition à un seul représentant par société membre de l’ACCVM, ou s’il faut à l’occasion en restreindre davantage la composition pour quelque raison que ce soit.

 

Qu’est-ce que l’on s’attend des membres?

Pour tenir compte du fait que la participation à un comité s’ajoute aux engagements professionnels et personnels de chaque membre du comité, l’ACCVM s’arrange pour que les disponibilités de chaque membre soient utilisées de manière la plus efficiente possible. Pour que tout le monde puisse profiter d’une participation à un comité, voici les critères clés :

 

Caractérisques du membre :

A :

    • La connaissance et l’expertise compatibles avec le mandat du comité
    • Les disponibilités pour participer d’une manière constructive
    • La volonté de partager ses connaissances et d’assumer la charge de travail générée par le comité
    • L’expérience généralement équivalente à celle des autres membres du comité.

 

Engagements du membre :

Par respect pour les autres membres :

    • Arriver préparé aux réunions (lire l’ordre du jour et les annexes, et recueillir des commentaires au sein de sa société si c’est nécessaire)
    • Assister à la majorité des réunions
    • Participer aux discussions, notamment soulever des objections ou exprimer son désaccord quand c’est le temps
    • Respecter l’échéancier convenu :
      • Pour faire ce qui a été convenu
      • Pour obtenir toutes les approbations internes requises
      • Aviser correctement lorsqu’une tâche prévue ne pourra pas être accomplie dans le délai prévu à l’échéancier.

 

Comment est choisi le président d’un comité?

Les président, coprésident et vice-président sont choisis en tenant compte de leurs connaissances et expérience. Le mandat des présidents des comités permanents est généralement d’un an ou deux. Certains groupes de travail peuvent n’avoir aucun président et les conditions sont moins formelles.

 

Qu’est-ce que je peux m’attendre du président de mon comité?

    • Approuver, le cas échéant, les ordres du jour des réunions conformément au mandat du comité
    • Avec l’aide du personnel de l’ACCVM ou du secrétaire du comité, orienter les discussions lors des réunions et permettre à tous les membres de s’exprimer
    • Résumer avec l’aide du personnel de l’ACCVM les mesures adoptées lors des réunions pour confirmer que les membres comprennent de quoi il s’agit
    • Valider, comme convenu, la version définitive d’un mémoire lorsqu’il est essentiel de le produire rapidement
    • Accompagner, comme convenu, le personnel de l’ACCVM à des rencontres avec des tiers et participer à l’occasion à des panels du secteur pour défendre la position du comité, et non pas seulement sa position ou celle de sa société, à moins que cela soit acceptable dans les circonstances
    • S’occuper avec le secrétaire du comité de l’ACCVM des questions de procédure ou d’autres problèmes soulevés par des membres du comité.

 

À quoi puis-je m’attendre de l’employé de l’ACCVM ou du secrétaire du comité qui s’occupera de mon comité?

En tenant compte de tous ses engagements professionnels, cette personne :

    • Organisera des réunions à intervalles réguliers ou ad hoc en tenant compte de l’emploi du temps du plus grand nombre possible de membres du comité, de même que de leur différent fuseau horaire
    • Renseignera les nouveaux membres au sujet du comité, son mandat et sur ce qu’on s’attend du comité
    • Dressera les ordres du jour du comité en tenant compte du mandat du comité, des suggestions de son président, des commentaires de ses membres, de la stratégie et des priorités approuvées par le conseil d’administration de l’ACCVM
    • Aidera à résumer les mesures adoptées lors des réunions
    • Dressera les procès-verbaux ou la liste de ce qu’on a convenu de faire
    • Fournira ou demandera des avis au sujet des relations avec le gouvernement, des affaires publiques et d’autres questions relevant du mandat du comité
    • Coordonnera les travaux du comité avec ceux d’autres comités de l’ACCVM qui se penchent sur des sujets connexes et fournira le contexte historique du dossier pour s’assurer que la position de l’ACCVM reste la même
    • Répondra aux questions des membres
    • S’arrangera pour que tous les membres soient traités avec le respect qui leur est dû
    • Avisera les membres si les discussions deviennent un forum pour recueillir et échanger des informations entre les membres qui pourraient être interprétées par des tiers comme des indications sur les frais facturés par les membres pour leurs services ou des limites ou restrictions sur la production, le volume ou la qualité de ces services.

 

Comment sont prises les décisions d’un comité?

Les décisions des comités sont presque toujours prises par consensus. Un comité peut choisir d’organiser un vote sur certains sujets. Si c’est le cas, les sociétés membres ne peuvent voter qu’une fois. Il arrive rarement qu’une question soit controversée. Si c’est le cas, l’employé de l’ACCVM tentera d’en arriver à une entente à l’aide de divers moyens : reformuler ou supprimer une partie de la proposition, en parler à une personne d’un niveau hiérarchique supérieur et lui demander conseil, etc.

 

Groupes de travail

Chaque comité peut constituer des groupes de travail pour s’occuper d’une question spécifique dans le cadre de son mandat plus général. Les questions à traiter par les groupes de travail sont établies par le personnel de l’ACCVM en collaboration avec les présidents et coprésidents du comité.

 

Vous avez d’autres questions?

N’hésitez pas à parler à n’importe quel membre du personnel de l’ACCVM ou à envoyer un courriel à Members_Membres@iiac.ca. Nous espérons que vous participerez à un comité!

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